Wielu właścicieli sklepów zadaje sobie pytanie: inwentaryzacja, co to właściwie jest. W tym artykule poznasz odpowiedź na to pytanie. Dowiesz się, czym jest inwentaryzacja, na czym polega i jak ją zrobić.
Co to jest inwentaryzacja sklepu i magazynu i jaki jest jej cel?
Inwentaryzacja, czyli inaczej spis z natury to proces, w którym firma dokonuje okresowej kontroli swojego majątku. Wykonują ją m.in. sklepy, magazyny. Podczas inwentaryzacji porównują stan faktyczny towarów ze stanami księgowymi.
Efektem przeprowadzonej inwentaryzacji powinien być sporządzony raport, na podstawie którego odnotowuje się odpowiednich zapisów w ewidencjach księgowych, a także podjąć działania związane z niedoborami i nadwyżkami.
Rodzaje inwentaryzacji – po co przeprowadzać spis z natury?
Nie istnieje formalny podział sposobów inwentaryzacji, jednak proces ten może przebiegać różnie w zależności od celów, które chce osiągnąć przedsiębiorstwo.
Najbardziej powszechnym rodzajem jest remanent – spis z natury, czyli inwentaryzacja roczna. Jest ona dokonywana co roku i ma za zadanie precyzyjnie określić składniki majątku firmy oraz porównać stany magazynowe z księgowymi. Musi mieć miejsce do ostatniego dnia roku obrotowego, za niedotrzymanie terminów grozi grzywna.
Natomiast przedsiębiorca może przeprowadzić także inwentaryzację doraźną lub cykliczną. Celem takich procesów jest najczęściej kontrola przychodów i rozchodów, a także ustalenie stanu magazynowego. To wszystko umożliwia skuteczniejsze zarządzanie firmą i podejmowanie bardziej efektywnych decyzji biznesowych.
Ponadto firma może zostać zobowiązana do przeprowadzenia inwentaryzacji przez organy zewnętrzne np. policję, prokuraturę, czy też syndyka. Mówimy wtedy o spisie nadzwyczajnym.
Inwentaryzacja sklepu jak zrobić – jakie informacje należy uwzględnić?
Już wiemy, na czym polega inwentaryzacja, to teraz warto zastanowić się jak ją zrobić. Przede wszystkim trzeba określić, jaki jest cel przeprowadzanego sprawozdania. Jeśli jest to roczny spis z natury, to ustawa o rachunkowości jasno precyzuje jakie informacje muszą w nim zostać zawarte. Remanent musi obejmować m.in. dane o przedsiębiorstwie, czas sporządzenia wpisu, szczegółowe dane dotyczące towarów.
Znacznie łatwiejsze jest przeprowadzenie spisu na potrzeby przedsiębiorstwa, ponieważ proces jest mniej sformalizowany i firma może zbierać tylko potrzebne dane.
Przeprowadzenie inwentaryzacji może być wykonane samodzielnie, przez pracownika lub przez firmę zewnętrzną. W dokonaniu spisu pomagają nowoczesne urządzenia m.in. czytniki RFID oraz tagi RFID. Pozwalają dokonać inwentaryzacji szybciej i mniejszym kosztem. Ponadto technologia RFID ułatwia bieżącą kontrolę stanów magazynowych.